De bouw is in een hausse. Er is veel vraag naar nieuwe woningen en dus wordt er veel gebouwd. Het is belangrijk om bij bouwprojecten een goede administratie te gebruiken. Zo kun je snel zien hoeveel uren en materialen gebruikt zijn. Dan is het makkelijk om kostenoverzichten en facturen te maken. Er is nog een voordeel, met een efficiënte urenregistratie ben je minder tijd kwijt aan administratie. Lees hier hoe je de eerste stappen kunt maken naar een goed werkende urenregistratie voor projecten in de bouw!
Digitaal is slimmer
Vaak worden werkbonnen nog handmatig opgesteld. Lekker makkelijk, geen ingewikkeld gedoe op computer of telefoon. Dit is echter schijn. Een handgeschreven bon is makkelijk in te vullen, maar de verwerking is tijdrovend. Er is veel kans op fouten door onduidelijk ingevulde bonnen.
Een digitale oplossing is sneller en hoeft absoluut niet moeilijk in het gebruik te zijn. Integendeel, een goede urenregistratie-app is juist heel eenvoudig in gebruik. Ook buiten en op de bouwplaats kun je heel eenvoudig uren invoeren, bijvoorbeeld op je mobiel.
Excel
Een laagdrempelige manier om te beginnen met uren registreren is Excel. Zo goed als gratis, bijna iedereen heeft al een licentie voor Office. En je kunt heel makkelijk zelf een passende urenregistratie opzetten of een gratis Excel-template gebruiken.
Er zijn echter wel nadelen verbonden aan Excel. Het is moeilijker te gebruiken op je mobiel. In een kantoor op de werkplek kun je makkelijk uren en materialen invoeren, maar buiten op de bouw is het lastiger. Daarnaast is Excel minder geschikt voor grote teams. Je kunt wel met meerdere mensen tegelijk in een spreadsheet werken, maar vroeg of laat gaan er gegevens overschreven worden.
Een urenregistratie-app
Met een urenregistratie-app heb je niet de nadelen van Excel. Met een app kun je overal makkelijk uren invoeren en het is geen probleem om met meerdere teams uren te schrijven op projecten. Het vergt iets meer tijd om je urenregistratie goed in te richten maar het betaalt zich snel terug.
Er zijn heel veel urenregistratie-apps beschikbaar. Van eenvoudige apps voor ZZP-ers tot grote systemen waar urenregistratie in geïntegreerd is. Het ligt aan je organisatie wat het meest geschikt voor je is. Kijk bijvoorbeeld eens op de site Vergelijk Urenregistratie om verschillende apps met elkaar te vergelijken.
Rapportage
Een belangrijk aspect van urenregistratie is de uiteindelijke rapportage. Om efficiënt te werken moet een rapportage makkelijk te maken zijn. Daarnaast moeten de rapporten de gegevens bevatten die je nodig hebt in één overzicht. Dit lijkt logisch, maar het is verleidelijk om toch elke keer wat knip- plakwerk te doen voor bijvoorbeeld maandelijkse overzichten.
Een volledige automatische rapport scheelt enorm veel tijd. Zijn er wat uren of materialen gecorrigeerd? Geen probleem, je draait zo weer een nieuwe rapport uit. Een urenregistratie is een keten van invoer tot verwerking, het loont absoluut de moeite om alle stappen zoveel mogelijk te automatiseren.
Tot slot
Dit zijn slechts een paar aanwijzingen waar je op moet letten bij het opzetten van een administratie voor uren en materialen. Hopelijk zijn dit nuttige adviezen die je aan het denken zetten. Het gaat erom dat je slim naar alle stappen kijkt. Hierdoor maak je het zo makkelijk mogelijk voor iedereen. En dat maakt de urenregistratie minder vervelend en je krijgt uiteindelijk een beter inzicht in de kosten van je projecten!